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会议指南

会议文书制作

[作者:达州旅行社|假日国际旅行社有限公司  时间:2013/6/14 11:03:10  阅读:1518次]

会议文书是指大型的会议,如各种代表大会、系统或地区的专业会议和办公会议中所使用的会议文件。在会议开始前,要发会议通知;在会议期间,一般要有开幕词、会议工作报告、会议提案、会议记录、会议纪要、会议简报、会议总结讲话、闭幕词等。参与会议组织的会务人员特别是文秘人员,必须掌握会议文书的写作规范与技巧。 
  第一节会议通知制作和发放

  会议通知按形式分,有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分,有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。

  一、会议通知的基本作用

  会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。

  会议通知具有如下几个方面的作用:一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息,以便与会者提前做好充分准备,按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件,以便进一步完善议题与议程,审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息,如姓名、职务、职称与人数等,为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中,正式成员具有出席会议的法定权利,向他们发出会议通知,是会务工作机构的法定义务,同时也是对与会者的尊重。

   二、会议通知的规范格式

  会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同,会议通知的写法也不同。

   (一)小型会议会议通知的格式

  小型会议会期不长,告知事项简单,会议通知的写法也相对简单一些,一般结构是:

   1?标题:一般写"会议通知",或"关于召开×××会议的通知",不宜只写"通知",甚至不写标题。

   2?正文:写明会议的时间、地点、内容、出席(列席)人及与会的有关要求等。

   (二)大型会议会议通知的格式

   大型会议或重要会议会期较长,内容丰富,告知事项比较多,会议通知的写法就相对复杂一些,一般结构是:

   1?标题:通常的写法是"×××会议通知"或"关于召开×××会议的通知"。

   2?正文:通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务;赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等,有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。

   3?说明:写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者,通知中要说明接待办法。

   三、常见会议通知的写法

   (一)政府会议通知

   实例1

   ××市人民政府办公厅

   关于召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议的通知

   (会议通知〔2006〕9号)

  各区人民政府,市府各部门,各企事业单位:

  市政府决定召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议,现将有关事宜通知如下:

   一、会议时间和地点

  2006年3月10日(星期五)上午8:30在市党政大楼会议厅报到,9:00准时开会,会期半天。

   二、会议内容

  传达全国、全区审计工作会议精神,总结全市2005年审计工作,部署2006年全市审计工作,表彰先进。

   三、参加会议人员

   各区政府分管审计工作的副区长,各区财政局长、审计局长(由各区政府通知);市政府各有关部门分管财务领导、财务科长及有关内审机构负责人;市属有关企事业单位负责人、财务科长及内审机构负责人;驻市有关单位负责人及内审机构负责人(参会名单附后)。

   四、其他事项

  1?参加会议人员必须按要求准时参加会议,无特殊原因不得请假,确需请假须向市政府办公厅提出申请。

   2?邀请市人大、政协各一位领导出席会议。

   3?新闻单位到会采访,由政府新闻办公室负责安排。

   附件:参加会议名单(略)

   二○○六年三月七日

  (二)学术年会会议通知

 
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